Konsultacje społeczne w procedurze uchwalania aktów planowania

Włącz e-usługi przyjmowania wniosków i uwag. Uruchom geoankietę. Udostępniaj i konsultuj z mieszkańcami akty planowania od ogłoszenia o przystąpieniu, przez wyłożenie do publicznego wglądu i transmisję online ze spotkania otwartego, do opublikowania obowiązującego dokumentu.

Proces partycypacji społecznej

Ustawa o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym dzieli proces partycypacji na dwa zasadnicze etapy, wniosków i konsultacji.

Analiza potrzeb

Formalne rozpoczęcie procedury planistycznej, poprzedzają analiza złożonych wniosków o sporządzenie aktu, prace koncepcyjne i badania potrzeb. Na tym etapie doskonałym narzędziem zaangażowania interesariuszy jest geoankieta. Możliwość uruchomienia w trybie prywatnym, zapewniającym dostępnym dedykowanym grupom umożliwia rozdzielenie specjalistycznych zagadnień oraz powszechnie zrozumiałych pytań, skierowanych do mieszkańców.

Wnioski

W pierwszej fazie procedury, która rozpoczyna się po ogłoszeniu o przystąpieniu do sporządzania aktu planowania, następuje przyjmowanie wniosków do projektu aktu planowania. Interesariusze składają wnioski za pomocą specjalnie zaprojektowanego formularza z dostępem do mapy.

W przypadku planów “wiatrakowych” nastąpić muszą dodatkowo otwarte spotkania, w tym jedno w formule on-line. Po tym etapie następuje projektowanie.

Etap konsultacji

Gdy projekt aktu jest już gotowy, rozpoczynają się właściwe konsultacje. To okres, w którym wykorzystane może być szereg narzędzi wspomagających proces partycypacji. Spotkania otwarte on-line, poprzedzone prezentacją projektu i geoankiety stanowią świetne uzupełnienie tradycyjnych spotkań i znacznie zwiększają zasięg konsultacji, obniżając próg przystąpienia mieszkańców (czas, dojazd itp.).

Formy konsultacji realizowane przez Voxly

Publikacja aktu

Przyjmowanie uwag lub wniosków

Spotkania otwarte
on-line

Geoankiety

Publikacja aktu

Voxly pozwala w przyjazny sposób udostępnić informacje o akcie planowania. Poprzez wyszukiwarkę, mapę lub lokalizację w urządzeniu mobilnym klienci z łatwością mogą odnaleźć informacje o akcie i związanej z nim konsultacji.

Solidne podstawy konsultacji

Konsultacje w Voxly opieramy na danych aktu planowania przestrzennego. W kontekście konsultacji publikujemy wszystkie jego elementy: dane przestrzenne z GML oraz dokumenty. Dzięki integracji z rejestrem aktów są one wprowadzane raz.

Multimedia i inne dane konsultacji

Chcemy wraz z klientami cieszyć się z pogłębionej partycypacji, angażującej jak najszersze grono interesariuszy. Dlatego przygotowaliśmy atrakcyjny interfejs, w którym możliwe jest umieszczenie multimediów takich jak filmy czy plakaty, zachęcających do współdecydowania o przestrzeni.

Przewodniki spacerów studyjnych

Voxly może towarzyszyć Ci w spotkaniach w terenie. Wykorzystaj posiadane przez mieszkańców urządzenia, i jako uzupełnienie tradycyjnych materiałów udostępniaj im dane stanowiące kanwę terenowej dyskusji. Każdy uczestnik będzie miał do nich bezpośredni dostęp, odpowie na szybkie quizy i zaprzyjaźni się z Voxly, które dzięki temu z większym powodzeniem wykorzystasz w kolejnych konsultacjach.

Wnioski i uwagi
on-line

W Voxly przygotowaliśmy specjalne formularze, które pozwalają w prosty sposób wskazać lokalizację dla uwagi lub wniosku i wypełnić dokument treścią. Cały proces odbywa się w kontekście mapy i udostępnionych materiałów, ułatwiających mieszkańcom zrozumienie proponowanych rozwiązań.

Dzięki zmianom w Ustawie o planowaniu przestrzennym znacznie uprościły się sposoby komunikacji pomiędzy klientem a urzędem, przewidziane w trakcie procedury planistycznej. Po wypełnieniu wniosku i zaakceptowaniu zgód RODO Voxly generuje pismo zgodne z obowiązującym wzorem i w zależności od przyjętej formy identyfikacji (Profil Zaufamy lub adres email) wysyła je do klienta.

Pracownicy urzędu mają łatwy dostęp do treści wniosku oraz podglądu odnoszącej się do niego lokalizacji. Mogą także pobierać te dane w wygodnej dla siebie postaci (np. gotowego zestawiania PDF, lub pliku XLS w celu dalszej analizy).

Przez cały czas Baza Wiedzy Voxly wspiera mieszkańców wyczerpującą pomocą w obsłudze procesu składania dokumentu oraz objaśnia niezwykle istotne znaczenie ich głosu.

Spotkania otwarte
on-line

Voxly umożliwia zorganizowanie otwartego spotkania on-line, ułatwiając zrozumienie niekiedy trudnych zagadnień planistycznych poprzez zagwarantowanie dostępu do dokumentów, mapy i legendy w jednym oknie

Przygotowaliśmy w Voxly zintegrowane narzędzie do komunikacji on-line, aby realizować ustawowe wymagania, prowadzenia dyskusji publicznej za pomocą środków porozumiewania się na odległość. Dzięki Voxly, wyknasz to w sposób umożliwiający zabieranie głosu, zadawanie pytań i składanie uwag przez jednoczesną transmisję obrazu i dźwięku, oraz zadawanie pytań i składanie uwag w formie zapisu tekstowego. Spotkanie online jest nagrywane i pozostaje do dyspozycji urzędu.

Jesteśmy do Twojej dyspozycji!

Nasz doświadczony konsultant uruchomi pierwsze konsultacje wraz z Tobą, wspomagając Cię także podczas przygotowania ankiety.

Geoankiety

Spośród narzędzi ankietyzacji, geoankietę wyróżniają pytania, dla których odpowiedzi związanie są ze wskazaniem lokalizacji. Szeroko o roli geonakiet, dostępnych pytaniach i korzyściach z ich zastosowania wraz z przykładami piszemy w dziale geoankiet.

Od ponad trzech lat współpracujące z nami organizacje przeprowadziły kilkadziesiąt ankiet o różnej skali i tematyce. Geoankiety dotyczyły tematów planowa przestrzennego, kształtowania zieleni, transportu. Obejmowały zróżnicowane powierzchniowo obszary działek, gmin, związków gmin, województw, czy tysięcy organizacji i instytucji zlokalizowanych po całym kraju.

Konsultacje społeczne w procedurze uchwalania aktów planowania